Amazonをプライベートでも使うし、仕事でも使うという方は多いでしょう。
プライベートの購入と仕事で使うものの購入が混ざっていると、あとから仕事に関係するものだけを抜き出して経理をする必要があります。
Amazonでの買い物が多ければ多いほどこの抜き出す作業は手間になります。
そんな場合に便利なのが、Amazonビジネスアカウントです。
Amazonビジネスアカウントというのは、事業を行っている会社や個人事業主が作ることができる仕事用のアカウントで、プライベート用のアカウントと区別して使うことが出来ます。
このビジネスアカウントを使うことのメリットは次のようなものがあります。
- 個人と仕事でアカウントを使い分けることで、混在した取引の中から仕事上の買い物を探す必要がない
- マネーフォワードクラウド会計などのクラウド会計ソフトに仕事上の取引を連携して取り込むことができる
- インボイスを手動でダウンロードしなくても、マネーフォワードのクラウドboxに自動で保存される設定が使える
- 法人割引価格が適用される
- 個別の決済ではなく請求書払いを選ぶことができる
今回は、このAmazonビジネスアカウントを私が実際に作成したプロセスをたどりつつ、マネーフォワードのサービスとの連携について紹介したいと思います。
ビジネスアカウントの作成
まずは、ビジネスアカウントを新しく作成します。
Amazonビジネスアカウントのサイトの「無料登録はこちら」から進みます。
メールアドレスと電話番号について
作成にはメールアドレスが必要です。
すでにプライベートでアマゾンのアカウントを持っている場合はそちらのメールアドレスをそのまま使ってビジネスアカウントを作成するか、ビジネスアカウント用の別のメールアドレスで作成するかを選ぶことができます。
完全にプライベートと仕事用とでアカウントを分離して管理したい場合は、プライベートのAmazonアカウントで登録しているものとは別のメールアドレスを使ったほうが良いでしょう。
ただ、ここで一つ問題があります。
この先の登録で携帯電話番号へのSMSによる認証のプロセスがあります。
なので電話番号の登録が必要となるのですが、この電話番号、既にプライベートの方のアカウントにひもづけられている電話番号を二重に使うことはできないのです。
したがって、プライベートとは別のアカウントを新規作成ということになると、もう一つ別の電話番号が必要です。
そうでない場合は、既にプライベートのアカウントで使っているメールアドレスを共有して、プライベートと仕事用のアカウントを切り替えて使うことになります。
もう一つ新しい回線を用意できればよいのですが、そのためだけに契約するのも…。
私の場合は完全に私だけが使うアカウントになるので、メールアドレス共有で良し、ということにしました。
2人以上で使う場合などには管理がややこしくなるので、別の電話番号から用意して作成したほうが良いでしょうね。
個人事業主の提出書類について
メールアドレスとパスワードを登録して、認証を済ませます。
そして会社名や住所、事業形態などの事業に関する情報を入力します。
会社の場合であれば、ここで入力した情報で審査が行われます。
が、個人事業主の場合は追加で書類を提出しなければいけません。
事業の実態を確認するということでしょうか、次のいずれかの書類が必要です(JPEGやPDFで添付する)。
- 過去2年以内の確定申告書B
- 開業届
- 過去2年以内の所得税青色申告決算書
- 過去2年の青色申告承認申請書
- 過去2年以内の収支内訳書
- 適格請求書発行事業者の登録通知書
- 営業許可証など
いずれか1種類で良いので直近の確定申告書や開業届が用意できればOKです。
ただ、気をつけたいのはここで提出する書類に書かれた「納税地」（申告をして税金を払うべき住所）とアマゾンビジネスに登録する住所が同じではない場合です。
例えば、最近引っ越しをしたことにより、登録する住所が開業届を出したり確定申告した時点の住所と異なることがあります。
私の場合がまさにそれでした。
その場合は提出した書類1枚では現在の住所の確認が取れないので、追加書類が求められています。
その追加書類としてはAmazonビジネスのヘルプでは「所得税・消費税の納税地の異動に関する届出書」とされています。
実はこの書類は現在「所得税・消費税の納税地の異動又は変更に関する申出書」となっています。
結論をいうと、この申出書の添付でOKです。
私は「開業届＋納税地の異動又は変更に関する申出書」で提出して審査に通っています。
ちなみに、書類データをアップロードする際に、複数ファイルをアップロードできるようにはなっていないようでした。
追加で申出書を提出する必要があるときは、メインの書類と申出書のデータを一つにしておく必要があるでしょう。
必要事項の入力と確認書類のアップロードが済むと、あとはAmazon側の審査を待つことになります。
マネーフォワードとの連携
クラウド会計で口座連携する
無事にAmazon側の審査が終わってビジネスアカウントが作成されたら次はマネーフォワードとの連携をします。
クラウド会計の左側メニューから「データ連携」→「新規登録」を選択します。
検索窓かカテゴリーからAmazonビジネスを選びます。
次の画面で「Amazonビジネスと連携する」をクリックするとAmazon側のページに移動します。
登録したメールアドレスでサインインし、使用するアカウントとしてビジネスアカウントを選択します。
以下の画面で、「許可する」をクリックします
連携しているサービス一覧にAmazonビジネスが出てきていればOKです。
この時点でAmazonビジネスとクラウド会計の口座連携が完了し、ほかに連携している預金口座などと同様に明細が取り込まれるようになります。
取り込んだ明細はトップページの赤い「未仕訳◯◯件」から登録することができます。
クラウドBoxに自動でインボイスをダウンロード
次は連携したAmazonビジネス口座の設定を変更して、買い物をしたときのインボイスが自動で保存されるようにします。
保存先はマネーフォワード内のデータストレージ機能である「クラウドBox」となります。
左側メニュー→データ連携→登録済一覧に進みます。
Amazonビジネスの「証憑自動取得設定」というのが無効になっていると思います。
編集ボタンをクリックします。
自動取得を「有効にする」にチェックを付け、変更をクリックします。
一覧で証憑自動取得設定が有効になっていれば大丈夫です。
試しに新しく作ったビジネスアカウントで事務所用の備品を購入してみました。
どんな風に保存がされているか見てみましょう。
※アマゾンで決済してすぐに請求書がダウンロードできるようになるわけではなく、目安として購入した商品の発送から24時間後くらいからダウンロードできるようになります。
左側メニューの「他サービス」からクラウドBoxに移動します。
ファイル一覧の一番上にデータが保存されているのが確認できます。
請求書データをクリックすると、確かにAmazon発行のインボイス（または支払明細書）が保存されていました。ここからダウンロードすることもできます。
クラウドBoxはマネーフォワードで利用しているプランが「パーソナルプラン」や「ビジネスプラン」よりも下のプランの場合、データの保存上限が1,000件までとなっています。
上限に達しないように適宜、自前の保存場所に保存すると良いでしょう。
おわりに
プライベートでの取引との区別がしやすくなるAmazonビジネスアカウントについて紹介しました。
マネーフォワードと連携すると、明細を取り込んで登録できることと請求書などのデータを自動で保存できる点でメリットになります。
ただ、実際にAmazonで買い物する際にはアカウントの切り替えを間違えないようにしましょう。
プライベートの買い物をビジネスアカウントでしたり、逆に仕事上の買い物を個人のアカウントでしたりしてしまうと調整が必要になり、ややこしくなってしまいます。
